Ladies behind the scenes: triple interview met Wendy, Debra-Lynn en Chelsey
Welke operationele taken komen er allemaal kijken bij het runnen van een bedrijf? Wie zorgt ervoor dat alles achter de schermen op wieltjes loopt, van personeelsadministratie tot events en businesstrips? Maak kennis met onze CFO Wendy en Management Assistants Debra-Lynn en Chelsey, en ontdek wat hen drijft bij WKF Engineering.
Dag Wendy, Debra-Lynn en Chelsey! WKF Engineering is ondertussen uitgegroeid tot een sterk team van 50 enthousiaste medewerkers. Een fantastische klim, die natuurlijk ook veel administratie en hr-taken met zich meebrengt. Omdat de administratie alsmaar toenam, werd een vacature voor Management Assistant verspreid. Een slimme zet?
Wendy: “Absoluut! In het begin konden we alle administratieve taken en hr-opdrachten zelf oppikken, maar toen we stevig groeiden, lukte dat niet meer. Onze mensen verdienen de juiste ondersteuning en dus kozen we ervoor om ons bedrijf verder te professionaliseren en op zoek te gaan naar getalenteerde assistentes die ons daarbij konden helpen. Onze vacature sloeg in als een bom. Ik ontving 35 applicaties en heb met wel 10 kandidaten een gesprek gevoerd.”
Dat is indrukwekkend. Uiteindelijk kwamen Debra-Lynn en Chelsey aan boord. Dus niet één, maar twee Management Assistants. Hoe verliep voor jullie het sollicitatieproces?
Chelsey: “De vacature voor Management Assistant werd eind april vorig jaar gelanceerd. Ik liep op dat moment stage in een rekruteringskantoor voor mijn opleiding Organisatie & Management en keek alvast uit naar een boeiende job. Toen ik de vacature zag voorbijkomen, heb ik meteen gesolliciteerd. Het sollicitatiegesprek voelde heel natuurlijk aan en ik mocht direct beginnen als jobstudent. In september startte ik samen met Debra-Lynn officieel als vaste medewerker bij WKF.”
Debra-Lynn: “Dat klopt. Ik kom oorspronkelijk uit het onderwijs, maar wilde al enkele jaren een carrièreswitch maken. De vacature sprak me aan en ik waagde mijn kans. Door de leuke filmpjes op de socials van WKF wist ik al dat de sfeer goed zat. Na een eerste verkennend telefoongesprek mocht ik langskomen op kantoor, waar ik Wendy en Ben ontmoette. Het gesprek verliep vlot en ik kwam thuis met tonnen energie. Dit was voor mij duidelijk de volgende stap!”
Meteen een klik dus. Intussen zijn jullie al meer dan een half jaar aan de slag als Management Assistant voor WKF Engineering. Waaruit bestaat jullie takenpakket?
Debra-Lynn: “Heel wat! We volgen de algemene administratie op en behandelen het volledige e-mailverkeer. Chelsey neemt de boekhouding voor haar rekening, terwijl ik bestelbonnen opmaak en facturen uitstuur. Ook het hr-luik pikken we samen op. We verzorgen de loonadministratie, zoeken naar nieuwe collega’s als er versterking nodig is, en zorgen voor een vlotte onboarding zodat iedere nieuwe werknemer zich meteen thuis voelt. Heeft iemand een hr-gerelateerde vraag? Dan kunnen ze altijd bij ons terecht!”
Chelsey: “Inderdaad. Wat ik zelf ook echt leuk vind, is dat we businesstrips en events mogen organiseren, zoals onze deelname aan de FTTH Conference 2025 in Amsterdam. Spannend, maar vooral heel tof om te doen. Verder beheren we nog het wagenpark: we regelen tijdig nieuwe wagens en brengen de juiste verzekeringen in orde. En we verzorgen de informele communicatie op onze socials, zoals verjaardagswensen of berichtjes rond Moederdag en Pasen. Eigenlijk zijn we de creatieve duizendpoten én de rechterhand van de board.”
Wendy: “Ze doen het fantastisch! Ik moet bijna niets meer doen. (lacht) Natuurlijk blijf ik betrokken. Chelsey en Debra-Lynn hebben soms onze input nodig, want het grotere plaatje zit bij ons als board. Maar zodra ze weten welke richting ze uit moeten, gaan ze er zelfstandig mee aan de slag. We zorgen dat er altijd een aanspreekpunt is waar ze met hun vragen naartoe kunnen gaan en werken nauw samen om de juiste prioriteiten af te stemmen.”
Dat zijn veel verantwoordelijkheden. Wat hebben jullie al bijgeleerd sinds jullie begonnen bij WKF Engineering?
Chelsey: “Heel veel eigenlijk. Doordat WKF Engineering nog een relatief jong bedrijf is, waren er in het begin weinig uitgeschreven documenten en procedures voorhanden. Die moesten we allemaal nog van nul vormgeven. Dat bracht natuurlijk de nodige uitdagingen met zich mee, maar daar hebben we veel uit geleerd. Ondertussen zijn we er samen in geslaagd om meer structuur aan te brengen binnen het bedrijf.
Wendy: “Een goed voorbeeld: vroeger verliep de onboarding van nieuwe medewerkers nogal chaotisch. Chelsey en Debra-Lynn hebben dat proces helemaal uitgewerkt en gestroomlijnd. Dat is heel belangrijk, want als je ergens nieuw begint, wil je dat alles goed geregeld is. Dat geeft mensen meteen een warm welkom.”
Debra-Lynn: “Absoluut. Het was superinteressant om alle interne processen in kaart te brengen en te structureren. Daarnaast heb ik ook enkele bijscholingen gevolgd, waaronder een cursus sociale wetgeving en een opleiding tot vertrouwenspersoon. Hierdoor voel ik me sterker in mijn schoenen op het gebied van hr. Bovendien voer ik de welzijnsgesprekken met de collega’s: laagdrempelige, open gesprekken over hoe het met hen gaat en waar eventueel noden liggen, zodat we daar tijdig op kunnen inspelen en ieders welzijn kunnen waarborgen. Deze gesprekken dragen bij aan een open bedrijfscultuur waarin collega’s zich gehoord en gesteund voelen.”
Wat geeft jullie energie in de job? En hoe kijken jullie naar de toekomst?
Chelsey: “Waar ik energie uithaal, is dat we er niet alleen zijn voor de board, maar eigenlijk voor iedereen. Daardoor hebben we met alle collega’s een goede band. Als iemand met een vraag zit of het te druk heeft en wij kunnen helpen, geeft dat een goed gevoel. Het fijne is dat ik hier volledig mezelf kan zijn. Ik hoop dan ook dat ik hier nog lang mag blijven en me verder kan ontwikkelen.”
Debra-Lynn: “Mijn job als Management Assistant is heel gevarieerd en dat vind ik er net leuk aan. Soms is het wel een uitdaging om de juiste prioriteiten te stellen, maar het houdt me scherp. Ik haal veel voldoening uit het toewerken naar speciale momenten, zoals de teambuilding bij het driejarig bestaan van WKF. Dat was een echt succes. De sfeer op de werkvloer is heel open en informeel, met veel humor en ruimte voor overleg. En er wordt goed voor ons gezorgd: ’s middags is er altijd lunch voor iedereen, en na het werk gaan we regelmatig squashen, padellen, of samen naar een afterworkparty. Ik kijk ernaar uit om verder te groeien in mijn rol en de toekomst van WKF vanop de eerste rij mee te beleven!”
Wendy: “En dat gevoel is helemaal wederzijds. Voor ons als board zijn Chelsey en Debra-Lynn twee echte steunpilaren. Als je wil bouwen aan een stevig huis, heb je een sterke fundering nodig. We hopen dan ook dat ze nog lang aan onze zijde blijven, misschien zelfs tot aan ons pensioen! (lacht) Iedereen is het erover eens: hun komst maakt een groot verschil. Er is nu meer structuur, een luisterend oor en ondersteuning. Dat wordt enorm gewaardeerd. Hun impact is voelbaar in het hele bedrijf.”
Bedankt Wendy, Debra-Lynn en Chelsey voor dit interessante interview. Wij volgen samen met jullie de belevenissen van WKF Engineering verder op de voet!
